Workflow-Automation für Ihr Unternehmen
Wir nehmen Ihrem Team die manuellen Prozesse ab: Rechnungen, Lead-Routing, KI-Workflows. DSGVO-konform, self-hosted, ohne Vendor-Lock-in.
Was Workflow-Automation für Ihr Unternehmen bedeutet
In fast jedem Unternehmen erledigen Mitarbeiter jeden Tag dieselben Handgriffe: Daten aus dem Shop in die Buchhaltung übertragen, Kontaktformulare in das CRM abtippen, Rechnungen prüfen und ablegen, Reports aus drei Tools zusammenbauen. Jede dieser Aufgaben ist für sich klein. In Summe sind sie der Grund, warum Ihr Team keine Zeit für die wichtigen Dinge hat.
Workflow-Automation bedeutet, diese wiederkehrenden Prozesse durch eine Automatisierung zu ersetzen, die im Hintergrund zuverlässig läuft. Nicht als Dogma, dass alles durch Software ersetzt werden müsste — sondern gezielt dort, wo sich der Aufwand rechnet: bei Aufgaben, die mehrfach pro Woche anfallen, klar definiert sind und zwischen mehreren Systemen laufen. Der Unterschied zum klassischen Software-Projekt: Sie bauen keine neue Anwendung, sondern verbinden Ihre bestehenden Tools intelligent miteinander.
Wir setzen dafür auf n8n — eine offene Automatisierungs-Plattform, die self-hosted in Deutschland läuft und dadurch DSGVO-konform ist. Im Gegensatz zu SaaS-Lösungen wie Zapier oder Make zahlen Sie keinen Aufpreis pro Ausführung, Ihre Daten verlassen Europa nicht, und Sie behalten die volle Kontrolle über jede gebaute Automatisierung. Das Ergebnis: Automatisierungen, die zu Ihrem Unternehmen passen — nicht umgekehrt.
Was wir für Sie automatisieren
System-Integrationen
- — CRM, ERP und Buchhaltung miteinander verbinden
- — Datenabgleich zwischen Shop, Lagerverwaltung und Versand
- — APIs und Drittanbieter-Schnittstellen sauber anbinden
Die meisten Unternehmen haben ein Dutzend Tools im Einsatz — und jedes führt seine eigene Wahrheit. Wir verbinden Ihre Systeme so, dass Daten automatisch zwischen ihnen fließen: Kundendaten aus dem CRM landen in der Buchhaltung, Bestellungen aus dem Shop werden im ERP verbucht, Lagerbestände bleiben überall synchron. Statt Copy-Paste zwischen Tabs eine einzige saubere Datenbasis.
Rechnungen & Buchhaltung
- — Automatische Rechnungserstellung aus Bestellungen
- — DATEV- und Lexoffice-Anbindungen
- — PDF-Versand, Mahnwesen und Zahlungsabgleich
Einer der höchsten ROI-Hebel: Statt dass jemand täglich Bestellungen abtippt und nach DATEV überträgt, passiert das automatisch. Eine neue Bestellung im Shop löst die Rechnung aus, bucht sie korrekt in die Finanzbuchhaltung und schickt dem Kunden das PDF inklusive Tracking-Link. Typisch: mehrere Stunden pro Woche, die Ihr Team für Wichtigeres nutzen kann.
Formulare & Lead-Routing
- — Kontaktformulare direkt ins CRM übernehmen
- — Intelligente Weiterleitung an den richtigen Kollegen
- — Automatische Follow-ups, wenn Leads nicht reagieren
Jeder Lead, der in einem E-Mail-Postfach landet und tagelang unbearbeitet bleibt, ist verlorener Umsatz. Wir bauen Automatisierungen, die Anfragen direkt aus Ihrem Kontaktformular ins CRM übernehmen, die richtige Person benachrichtigen und bei ausbleibender Reaktion automatisch nachfassen. Kein verlorener Lead, keine doppelten Eingaben.
KI-gestützte Workflows
- — E-Mails automatisch kategorisieren und weiterleiten
- — Dokumente zusammenfassen und ablegen
- — Lead-Scoring und Textgenerierung mit LLMs
n8n bindet ChatGPT, Claude und andere Sprachmodelle nativ in Workflows ein. Damit wird aus einer starren Regel eine lernende Automatisierung: Eingehende E-Mails werden nach Inhalt kategorisiert, lange Dokumente vor dem Ablegen zusammengefasst, Leads anhand ihrer Nachricht qualifiziert. KI ist kein Selbstzweck — sondern der Unterschied zwischen Automatisierungen, die nur einfache Fälle lösen, und solchen, die auch bei dem helfen, was wirklich Zeit kostet.
Warum n8n?
n8n ist eine offene Plattform, mit der sich Prozesse zwischen Ihren Tools abbilden lassen — ähnlich wie Zapier oder Make, aber mit zwei entscheidenden Unterschieden. Entwickelt in Berlin, Open Source, mittlerweile von über 50.000 Unternehmen weltweit eingesetzt. Für deutsche Mittelständler ist sie die pragmatischste Wahl im Feld der Automatisierungs-Tools.
Der erste Unterschied: n8n läuft self-hosted. Ihre Daten bleiben auf einem Server, den Sie oder Ihr Dienstleister kontrollieren — standardmäßig bei uns auf einer DSGVO-konformen Hetzner-Infrastruktur in Deutschland. Kein Datenabfluss an US-Dienste, kein Auftragsverarbeitungs-Labyrinth. Der zweite Unterschied: keine Preise pro Ausführung. Während Zapier und Make mit steigender Nutzung schnell vierstellig pro Monat kosten, bleibt n8n pauschal — unabhängig davon, wie oft eine Automatisierung läuft. Ab dem dritten oder vierten Workflow ist n8n wirtschaftlich konkurrenzlos.
Wann n8n nicht die beste Wahl ist, sagen wir auch ehrlich: Für eine einzelne, sehr einfache Automatisierung — etwa ein Formular-Eintrag, der in eine Tabelle geschrieben wird — ist Zapier manchmal schneller fertig; die Einrichtung dauert fünf Minuten. Sobald aber mehrere Prozesse ineinandergreifen, DSGVO-kritische Daten verarbeitet werden oder KI-Workflows im Spiel sind, spielt n8n seine Stärken aus. Genau dort setzen wir ein.
So sieht Automatisierung konkret aus
Fünf Szenarien aus realen Kundenprojekten. Die Zahlen sind keine Hochrechnungen, sondern gemessene Ergebnisse — und ein Hinweis darauf, was in Ihrem Unternehmen möglich ist.
Shopware-Bestellungen zu DATEV
Neue Bestellung im Shop löst automatisch die Rechnungserstellung aus, bucht sie in DATEV und schickt dem Kunden das PDF inklusive Tracking-Link.
E-Mails automatisch sortieren
Eingehende E-Mails werden per KI kategorisiert, an die richtige Abteilung weitergeleitet und bei Dringlichkeit mit einer Slack-Benachrichtigung versehen.
Leads aus dem Kontaktformular
Jede Anfrage landet direkt als Kontakt im CRM, benachrichtigt den Teamlead im Chat und löst nach drei Tagen ohne Reaktion eine Follow-up-E-Mail aus.
Rechnungseingang mit OCR
PDF-Rechnungen im Postfach werden per OCR ausgelesen, in Lexoffice erfasst und bei Abweichungen vom Soll-Zustand direkt zur Prüfung markiert.
Wöchentlicher Geschäftsbericht
Jeden Montag um 8 Uhr werden Daten aus Shop, CRM und Buchhaltung zusammengeführt, als PDF-Report aufbereitet und an die Geschäftsleitung gemailt.
Drei Stufen, klar kalkuliert
Sie müssen nicht sofort ein großes Projekt kaufen. Wir starten mit einem Audit, der für 1.490 € klar macht, wo sich Automatisierung für Sie lohnt — und erst dann entscheiden Sie, ob und welche Umsetzung folgt. Transparente Festpreise auf jeder Stufe, keine versteckten Stundensätze.
Automatisierungs-Audit
Der beste Einstieg, wenn Sie wissen, dass manuelle Arbeit Ihr Team bremst — aber nicht, welche Automatisierung sich zuerst lohnt.
- Discovery-Call (60 Min) mit Ihrem Team
- Analyse von bis zu 5 Prozessen
- Schriftlicher Fahrplan (PDF, 10–15 Seiten)
- ROI-Einschätzung und Priorisierung
- Abschluss-Call zur Vorstellung
Build-Projekt
Wir bauen Ihre Automatisierung produktionsreif — inklusive Tests, Fehler-Benachrichtigungen und Dokumentation.
- Konzeption auf Basis des Audits
- Umsetzung in n8n (self-hosted)
- Tests mit Echtdaten aus Ihrem System
- Fehler-Monitoring und Alerts
- Schriftliche Dokumentation zum Übergeben
Managed Betrieb
n8n erfordert Wartung. Wir betreiben Ihre Automatisierungen auf DSGVO-konformer Infrastruktur und passen sie laufend an.
- n8n-Hosting in Deutschland (Hetzner)
- Monitoring und Fehler-Benachrichtigungen
- Automatische Core- und Sicherheits-Updates
- 2 Stunden Anpassungen pro Monat
- Reaktionszeit 24 h werktags
Warum M² WEBVISION?
Entwickler statt Berater-Jargon
Wir sprechen die Sprache Ihrer Tools, nicht die Sprache der Beratungs-Folien. Bei uns arbeiten Sie direkt mit den Entwicklern, die Ihre Automatisierungen bauen — keine Übergabe-Kette, keine Missverständnisse. Sie beschreiben den Prozess, wir zeigen, wie er automatisch läuft.
Ehrlich auch zum Nein
Nicht jeder Prozess lohnt sich zu automatisieren. Wenn der Audit zeigt, dass sich ein Build in Ihrem Fall nicht rechnet, sagen wir das. Unsere Empfehlungen richten sich nach Ihrem ROI, nicht nach unserer Auslastung. Das ist bei einem Festpreis-Audit ohnehin die ehrlichere Geschäftsgrundlage.
DSGVO vom ersten Tag
Unsere Standard-Infrastruktur läuft auf Hetzner-Servern in Deutschland. Für jedes Projekt schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab und dokumentieren pro Workflow, welche Daten wohin fließen. Kein US-Cloud-Stack, keine Datenabflüsse, keine nachträglichen DSGVO-Audits.
Automatisierung lohnt sich am meisten, wenn die darunter liegenden Systeme solide laufen. Für den laufenden Betrieb bestehender Websites und Anwendungen sehen Sie unsere Wartung & Support, für individuelle Software jenseits von Automatisierungs-Workflows empfehlen wir unsere Webentwicklung, und wenn Ihr Online-Shop der Ausgangspunkt für die Automatisierung ist, lohnt sich ein Blick auf unsere Shopware-Agentur.
Häufige Fragen
Bereit, manuelle Arbeit abzuschaffen?
Erzählen Sie uns von einem Prozess, der Ihr Team regelmäßig Zeit kostet. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ersten Einschätzung.
Antwort innerhalb von 24 Stunden